FAQ

Events Tent Concept est spécialiste de la location de tentes de réception stretch, de tipis d’hébergements & de matériel pour vos événements en Gironde.

Events Tent Concept propose des tentes stretch de différentes tailles pour sécuriser votre événement en plein air selon le type d’événement et le nombre de convives. De 39 m² à 315 m², en passant par 79, 100, 118 ou 157 m², nous disposons de tentes stretch pouvant être jumelées pour créer des espaces sur-mesure avec une modularité sans limites. Le design unique de notre chapiteau de réception de 194 m², la Tente Aliénor impressionnera vos convives.

Nos tipis d’hébergement sont la solution idéale pour augmenter la capacité d’hébergement de votre lieu de réception et sécuriser vos invités sur place.

Notre sélection de mobilier et d’arts de la table nous permet de vous proposer un service de location complet pour un événement clé en main.

Basés en Sud-Gironde, nous desservons une large zone allant jusqu’à 2h30 de route autour de notre base logistique.

Nos tentes de réception, tipis d’hébergement et équipements événementiels sont disponibles à la location dans les départements voisins, notamment le Lot-et-Garonne, les Landes, la Dordogne et la Charente-Maritime.

Que vous organisiez un mariage, tout autre événement privé, ou un événement corporate, comptez sur notre expertise pour vous proposer les solutions les mieux adaptées à votre événement et à votre environnement.

Les tentes stretch offrent une silhouette élégante et organique, parfaitement intégrée à tout type d’environnement : champ, forêt, bord de mer, domaine privé... Elles donnent immédiatement du caractère et de la chaleur à votre événement.

Grâce à leur toile extensible et à leurs mâts positionnables à différentes hauteurs, elles s’adaptent à tous les terrains et toutes les configurations : dîner assis, cérémonie, piste de danse, cocktail, coin lounge, etc.

Contrairement aux barnums classiques ou tentes blanches traditionnelles, les tentes stretch laissent circuler l’air et la lumière, tout en protégeant vos invités. Elles offrent une sensation d’espace et d’ouverture, sans compromis sur le confort.

Nos tentes stretch conviennent ainsi à une grande variété d’événements : mariages, réceptions privées, festivals, séminaires et événements d'entreprise ou encore marchés, salons ou expositions en plein air.

Nos tentes de réception peuvent être montées sur pelouse, sable, gravier, terre ou sol dur. Nous adaptons le système d’ancrage à la nature du sol. Si le terrain présente des contraintes spécifiques (forte pente, accès difficile), merci de nous en informer à l’avance.

Une tente stretch offre un abri fiable, esthétique et confortable, même sous une météo capricieuse — idéale pour les mariages ou événements en extérieur sans stress !

Toutes nos structures sont conformes aux normes de sécurité en vigueur et résistent aux intempéries. Les tentes stretch sont fabriquées à partir de toiles techniques imperméables. En cas de mauvais temps, les côtés peuvent être descendus, ou fermés pour renforcer la protection contre la pluie et le vent. Elles sont conçues pour résister à des vents allant jusqu’à 80 km/h grâce à leur ancrage robuste.
Notre chapiteau de réception, la Tente Aliénor dispose de parois cristal pour être fermée intégralement.

Nos tentes de réception sont également adaptées aux fortes chaleurs. Leur toile bénéficie d’un traitement anti-UV pour limiter la montée en température sous la structure et ainsi offrir un confort optimal.

Chaque projet est unique et le coût locatif varie selon plusieurs critères du cahier des charges de votre événement : la taille de tente, les options de mise en lumière souhaitée, les options de sol (tapis de sol, piste de danse, plancher de réception), l’accessibilité au lieu de montage, les options de mobilier et de vaisselle souhaitées.

Il est indispensable d’échanger avec l’équipe commerciale pour réaliser un devis personnalisé.

La surface nécessaire dépend du nombre d’invités, du type d’événement et de l’aménagement intérieur (repas, piste de danse, buffet, scène, etc.).
Résumé pratique

- Cocktail debout : 0.5 à 0,75 m²/pers
- Cérémonie/conférence : 0,8 m²/pers
- Repas assis classique : 1 à 1,5 m²/pers selon le type de tables (rondes ou rectangulaires)
- Piste de Danse : 0,3 à 0,5 m²/pers
- Buffets, scène, traiteur : prévoir une surface supplémentaire
- Surface totale = addition de tous les espaces nécessaires + marges techniques*

*Marges techniques : Ajoutez de l’espace pour le montage en prévoyant 3m en plus autour de la tente (ex. tente 7.5 x 10.5 m → emprise au sol de 13 x16 m approximative)

Exemple - Mariage avec 100 personnes sur tables rondes et une piste de danse :
100 pers x 1.2m² = 120m² pour le repas
100 pers x 0.3m² = 30m² pour la piste de danse
soit 150m² au total

Pour un cocktail, l'éclairage du pourtour de la tente crée un joli éclairage d'ambiance. L'éclairage par guirlande entre les mats de la tente éclaire plus fortement, ce qui est suffisant pour un dîner.

Les équipes d’animation pourront vous proposer l’ajout de spots lumineux aux pieds des mâts pour un éclairage d'ambiance complémentaire.

Dans un premier temps, l’équipe commerciale vous demande l’envoi de photos et des métrages de la zone envisagée pour l’installation de la tente de réception afin de valider la faisabilité technique du projet.

Ce repérage est organisé une fois le contrat locatif signé. Ce repérage permet d'évaluer les accès avec nos véhicules, le calage du plancher, la zone de pose du matériel, etc. pour préparer au mieux le montage et la livraison.

Il est primordial de tenir compte du terrain et de repérer une zone plate, dégagée, sans arbres. Aussi, il est indispensable d'identifier les possibles conduites (gaz, électricité, eau, arrosage automatique, etc.) susceptibles de courir sur l'emplacement envisagé pour l'installation de la tente stretch. Une tente stretch nécessite d'être tendue de tous les côtés. Un ancrage sérieux est nécessaire pour chaque point d'accroche. En majorité, ces ancrages sont réalisés par des pieux percés dans le sol (jusqu’à 90 cm de profondeur). Si des fixations au sol ne sont pas possibles, la pose de la tente peut être lestée avec des blocs de béton, ce qui engendre une logistique et des coûts supplémentaires.
Un sol en pente peut complexifier voire proscrire l’installation d’un plancher de réception.

En cas de doute quant à la faisabilité technique, il est aussi possible d'organiser un repérage technique qui est facturé avant la validation du projet.

Nos tentes de réception peuvent être montées sur pelouse, sable, gravier, terre ou sol dur. Nous adaptons le système d’ancrage à la nature du sol. Si le terrain présente des contraintes spécifiques (forte pente, accès difficile), merci de nous en informer à l’avance.

Le temps d’installation d'une tente de réception varie selon la superficie de la structure, des options choisies mais aussi des accès et de la complexité du terrain (ex. calage d’un plancher de réception). Cela varie de quelques heures à une journée complète.

La livraison, l’installation et le démontage de nos tentes de réception et de nos tipis sont assurés sur votre lieu de réception par nos équipes de professionnels spécialisés et expérimentés. Leur installation requiert un savoir-faire technique précis pour garantir une sécurité et une esthétique optimales.

Le temps d’installation varie selon la superficie de la structure, des options choisies mais aussi des accès et de la complexité du terrain (ex. calage d’un plancher de réception). Cela varie de quelques heures à une journée complète.

Le coût locatif d’un tipi équipé varie selon si vous souhaitez qu’il soit équipé ou livré nu et la localisation de l’événement. Nous vous envoyons un devis personnalisé sur simple demande.

Nos tipis d’hébergement de 28m2 peuvent accueillir jusqu’à 6 personnes, selon l’aménagement intérieur (lits simples, doubles)

Chaque tipi est équipé de matelas simples doubles, de sommiers à latte, de linge de lit, de tables et de de lampes de chevet LED sur batterie.

Notre équipe se charge de la livraison, du montage, du démontage et de l’aménagement intérieur tel que vous l’aurez prévu avec l’équipe commerciale.

Pour optimiser le confort de vos convives, il peut être indispensable d’envisager la location d’installations sanitaires. Nous travaillons en étroite collaboration avec plusieurs intervenants spécialisés pour proposer toilettes sèches, douches à vos convives.

Nous proposons une large gamme de mobilier pour tous types d’événements :

- Tables (rondes, rectangulaires, mange-debout)
- Chaises (classiques, bois, pliantes)
- Bars rustiques et buffets

Nos lignes de vaisselle sont intemporelles et élégantes :

- Assiettes plates, creuses et à dessert
- Verres à eau, vin, champagne, cocktails…
- Couverts (couteaux, fourchettes, cuillères, couverts à service)
- Plats, carafes, seaux à glace, etc.

Vous pouvez ajuster votre commande jusqu’à 21 jours ouvrés avant l’événement, sous réserve de disponibilité.

Toute diminution de quantité ne peut excéder 10% des quantités conclues lors de la réservation.

Nos équipes assurent la livraison et la reprise de votre commande sur le lieu de votre événement. Le tarif dépend du volume loué, de la distance et de l’accessibilité du site.

Le retrait en entrepôt est également possible sur rendez-vous quand le volume de commande le permet et avec un véhicule adapté au transport du matériel. Pour les volumes importants, un véhicule équipé d’un hayon peut être indispensable.

Le forfait lavage est inclus dans nos tarifs de location. Nous vous demandons de veiller à débarrasser les déchets alimentaires des assiettes et de vider les verres. Tout le matériel doit être reconditionné dans les bacs de transports prévus à cet effet.

Chaque élément manquant ou endommagé pendant votre événement est facturé. Le coût de remplacement de chaque référence à la location est indiqué sur nos devis.

Nous proposons de souscrire à l’une de nos options GARANTIE SERENITE pour couvrir partiellement ou intégralement la perte et casse de vaisselle. N’hésitez à demander plus de renseignements à votre interlocuteur.

Nous recommandons toujours de commander une quantité plus importante de verres que le nombre de convives présents en cas de matériel endommagé pendant le transport.

Le dépôt d’un chèque de caution est également demandé avant la livraison ou l’enlèvement du matériel dans nos locaux.

Nous vous recommandons de réserver le plus tôt possible, en particulier pour les événements prévus en saison estivale.

Ce n’est pas une question de délai, mais de disponibilité : plus vous anticipez, plus vous aurez de chance que le matériel soit bien disponible pour la date de votre événement.

Contactez-nous pour être contacté par l’équipe commerciale et recevoir une offre sur mesure.

Contactez-nous via notre formulaire en ligne, par téléphone ou par e-mail. Après un échange sur vos besoins, nous vous proposerons un devis adapté à votre événement.

Pour vous transmettre un devis personnalisé, nous aurons besoin des informations suivantes :

- Date et lieu de l’événement
- Noms et adresse postale
- Nombre d’invités pour votre conférence, cérémonie, cocktail, repas, à loger sur place
- Type de terrain

Pour valider votre réservation, un acompte de 50 % vous sera demandé. Ce montant est non remboursable en cas d’annulation. La réservation entraîne la mise en place d’une logistique spécifique : mobilisation du matériel, planification des équipes, indisponibilité pour d’autres clients. Le solde est réglé au plus tard 48h avant la mise à disposition du matériel pour votre événement.

En cas d’annulation à quelques jours de l’événement, Events Tent Concept se réserve le droit de facturer partiellement ou intégralement la prestation.

La livraison fait l’objet d’un forfait personnalisé calculé en fonction de la distance depuis notre base logistique. Ce tarif tout compris couvre :

- le chargement dans nos entrepôts,
- le transport aller-retour,
- et la mise en place du matériel sur site.

Ce même forfait s’applique pour la reprise du matériel en fin d’événement.

L’équipe commerciale vous communique le planning d’interventions des équipes techniques au plus tard 3 semaines avant votre événement. Les installations/ livraisons de matériel sont planifiées du mercredi au vendredi. Les reprises de matériel sont planifiées les lundis et mardis.

Si vous avez des contraintes de planning merci de nous les indiquer dès l’étude du projet.